Учет договоров в «1С. Условие маршрутизации могут быть указано для исполнителя в шаблоне согласования. Для заполнения шаблонов можно использовать не только основные, но и любые дополнительные реквизиты договора, например

Договоры, а также так или иначе связанные с ними документы составляют существенную часть объема всей документации в любой компании.

Перечислим наиболее распространенные документы, связанные с договорами:

• коммерческие предложения
• дополнительные соглашения
• приложения к договорам (включая, например, календарные планы и спецификации) и др.

Работа с договорами включает в себя значительное число различных этапов, в каждом из которых участвуют те или иные сотрудники организации. Договорную работу часто называют основой бизнес-деятельности каждого предприятия, независимо от направления этой деятельности. Поэтому эффективная обработка договоров напрямую влияет на рентабельность компании и устойчивость ее позиции на рынке.

Ключевые этапы работы с договорами организации:

• подготовка проекта нового договора;
• создание регистрационной карточки договора с номером;
• согласование;
• передача контрагенту на подпись;
• контроль сопроводительной документации;
• планирование исполнения договора;
• осуществление контроля и при необходимости продление срока действия;
• расторжение:
• другие этапы работы с договором.

Клиенты

МОНИТОР ВНЕДРЕНИЙ

Компания «ИТАН» и холдинг «Регент» запускают совместный проект по автоматизации управленческого учета, бюджетирования и управления денежными средствами. Внедрение будет выполнено в основном отделом ИТ холдинга «Регент» с участием консультантов «ИТАН» по обучению и&n

В рамках проекта по автоматизации финансового управления компанией «ИТАН» завершен первый этап - автоматизация взаиморасчетов в управленческом учете. Далее планируется доработка оперативного учета, комплексное внедрение управленческого учета, бюджетирование и казначейство. «Али

Компания «ИТАН» завершила внедрение типовой модели по МСФО подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» в компании «КВИНГРУПП». Модель МСФО установлена в рабочую базу "1С:Бухгалтерия 8", проведено обучение пользователей, осуществлен ввод начальных остатков. «КВИНГРУПП» успешная российская компания, работающая в сфере оптовых продаж автомобилей, транспортных услуг, автомобильных запчастей и аксессуаров.

Команда внедренцев "ИТАН" начала работы по автоматизации оперативного управления денежными средствами в группе компаний "Актион". Внедрение будет проводится по методологии типового проекта, гарантирующего успешное внедрение.Команда внедренцев "ИТАН" начала работы по автоматизации оперативного управления денежными средствами в группе компаний "Актион". Внедрение будет проводится по методологии типового проекта, гар

В компании «Миллхаус» уже была внедрена типовая модель по МСФО, для формирования отчетности по МСФО в USD.В компании «Миллхаус» уже была внедрена типовая модель по МСФО, для формирования отчетности по МСФО в USD. В связи с отличной от регламентированной функциональной валютой МСФО, в учете возникали расхождения сумм по применению положений по МСФО. Для решения данной задач

Для автоматизации учета на производстве, была рекомендована подсистема "ИТАН: Производственный учет", которая встраивается в существующую в "Текстайм" конфигурацию "1С:Управление торговлей 10.3 + ИТАН:Управленческий баланс", и решает задачи производственного учета и расчета себестоимости.Компания "Текстайм" успешно работает с конфигурацией "ИТАН: Уп

Компания «ИТАН» выиграла тендер на предмет «Автоматизации казначейства и перевода бухгалтерского учета на единую базу», проводимый компанией «ВИКИМАРТ». В основе системы учета поставлена конфигурация «1С:Комплексная автоматизация», с внедренной в нее подсистемой «ИТАН: Управленческий

Европейская юридическая служба повышает эффективность управления финансовыми ресурсами, путем внедрения системы «ИТАН:Управленческий баланс ПРОФ». Европейская Юридическая Служба является заметным игроком на российском рынке юридических услуг и сегодня признана одной из самых бы

«ТатСоцБанк» провел тендер на предмет автоматизации казначейства банка. Банку требовался современный инструмент по решению задач. Подробнее.«ТатСоцБанк» провел тендер на предмет автоматизации казначейства банка. Банку требовался современный инструмент по решению задач: Бюджетного контроля БДДС по лимитам. Формирования и согласования заявок на платежи и их проверку на лимиты. Построение платежного календаря. Контрол

Специалисты компании «ИТАН» завершили проект по автоматизации план-фактного анализа выручки в компании «СТС Эвентим РУ» на базе конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия 2.0» подробнееСпециалисты компании «ИТАН» завершили проект по автоматизации план-фактного анализа выручки в компании «СТС Эвентим РУ» на базе кон

Специалисты проектной команды «ИТАН» завершили проект внедрения автоматизированной системы бюджетирования в розничной сети Подружка. Специалисты проектной команды «ИТАН» завершили проект внедрения автоматизированной системы бюджетирования в розничн

В 2011 году мы начали сотрудничество с компанией «Эдил-Импорт». В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета, в связи с чем был приобретен программный продукт «ИТАН: Управленческий баланс».ПодробнееВ 2011 году мы начали сотрудничество с компанией «Эдил-Импорт». В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета, в связи с чем был приобретен прогр

Дочернее предприятие Либхерр русланд инициировало комплексный проект по автоматизации финансового управления. Проект начнется с формализации учетной политики по МСФО. В настоящее время группа компаний включает десять отраслевых подразделений. Холдинговой компанией группы компаний Liebherr является Liebherr-International AG в Бюле (Швейцария), которая полностью принадлежит членам семьи Liebherr.

Проектный отдел «ИТАН» завершил доработку и внедрение системы управления договорами под специфику «Терра аури». В процессе настроек выполнены работы: Система «ИТАН: Управленческий баланс» в «1С:Бухгалтерию 3.0» Заказчика. Настроена модель управления договорами. Выполнена доработка по заполнению бухгалтерских документов из договоров. Настроен учет первичных документов по договорам. Расширена аналитика учета и планирования

В октябре 2015 года руководство «НТЗ Волхов» приняло решение о внедрение автоматизированной системы от компании «ИТАН». Подробнее.Финансовый отдел «НТЗ Волхов» уже давно рассматривали систему «ИТАН: Управленческий баланс» как хороший вариант решения задач авт

Внедрение автоматизированной системы учета и отчетности по МСФО было проведено по методике типового проекта. Проект длился 4 месяца, в результате отчетность за 2013 сотрудники делали в новой программе.Внедрение автоматизированной системы учета и отчетности по МСФО было проведено по методике типового проекта. Проект длился 4 месяца, в результате отчетность за 2013 с

Руководство компании "Холодильник.ру" приняло решение о внедрении подсистем бюджетирования и управления денежными средствами на базе системы "ИТАН: Управленческий баланс". Внедрению будет производиться специалистами "Холодильник.ру" на базе типовых моделей компании ИТАН. Холодильник.РУ - российский интернет-магазин, специализирующийся на продаже всех видов бытовой техники отечественного и зарубежного производства. Проект отк

Компании «Миркон» ранее работала на программе «ИТАН: Оптовый торговый дом 7.7», которая в комплексе автоматизировала оперативный и управленческий учет торгового предприятия. подробнееКомпании «Миркон» ранее работала на программе «ИТАН: Оптовый торговый дом 7.7», которая в комплексе автоматизировала оперативный и управ

«НПФ Сбербанка» плодотворно работает с системой «ИТАН: Управленческий баланс» с 2013 года. Внедрены и успешно используется «ИТАН: Управленческий баланс» для целей бюджетирования, управления договорами, казначейства, учета местоположения договоров.«НПФ Сбербанка» плодотворно работает с системой «ИТАН: Управленческий баланс» с 2013 года. Внедрены и успешно используется «ИТАН: Управленческий баланс» для целей бюдже

Компания "ИТАН" завершила работы по настройке системы управленческого учета для компании "Музей". Проект внедрения длился два месяца, и в результате под потребности Заказчика была настроена модель управленческого учета.Компания "ИТАН" завершила работы по настройке системы управленческого учета для компании "Музей". Проект внедрения длился два месяца, и в результате под потребности Заказчика была нас

Специалисты компании «ИТАН» успешно завершили проект по постановке и автоматизации системы финансового управления в «АКТИОН-ДЕВЕЛОПМЕНТ» и запустили системы в промышленную эксплуатацию.Специалисты компании «ИТАН» успешно завершили проект по постановке и автоматизации системы финансового управления в «АКТИОН-ДЕВЕЛОПМЕНТ» и запустили системы в пром

Специалисты «ИТАН» завершили работы по автоматизации управления денежными средствами и перевода бухгалтерского учета на единую базу для компании «ВИКИМАРТ». В процессе проекта внедрения были выполнены следующие работы: Написано техническое задание по правилам конвертации 4 баз «1С:Бухгалтерия

Проектная команда "ИТАНа" завершила работы по автоматизации бюджетирования в медиагруппе "Актион". В результате проекта было автоматизировано формирование бюджетов доходов и расходов и движения денежных средств в разрезе статей, ЦФО и проектов.Проектная команда "ИТАНа" завершила работы по автоматизации бюджетирования в медиагруппе «Актион». В результате проекта было автоматизировано формирование бюджетов доходов и расходов и движения д

Компания Итан начала работы по внедрению типовой модели управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» для конфигурации «1С: Управление торговлей» в торговом доме «Красный треугольник». Торговый Дом «Красный Треугольник» предлагает широкий ассортимент конвейерных лент (транспортерной ленты) резинотканевых, а также и другой резинотехнической продукции (рукава,

Старт совместного проекта по автоматизации управленческого учета в компании Музей на базе «ИТАН: Управленческий баланс». Интеграцию управленческой системы планируется проводить с «1С: Торговля и склад 7.7». Основными направлениями деятельности компании Музей является чай и кофе для предприятий сегмента HoReCa.

Проектный отдел компании «ИТАН» завершил первый этап постановки системы управленческого учета в «Невском трансформатором заводе «Волхов».подробнееПроектный отдел компании «ИТАН» завершил первый этап постановки системы управленческого учета в «Невском тр

Бухгалтерия НПФ Сбербанка обратилась к копании «ИТАН» для решения задач формирования сложного балансового отчета «Расчет собственных средств». Подробнее.Бухгалтерия НПФ Сбербанка обратилась к копании «ИТАН» для решения задач формирования сложного балансового отчета «Расчет собственных средств». К отчету был

Специалисты компании «ИТАН» автоматизировали управление денежными средствами в медиагруппе «Актион». В результате «Типового проекта» были автоматизированы следующие бизнес-процессы по управлению денежными средствами: 1. Установка бюджетных лимитов по ЦФО, статьям бюджета и проектам; 2. Формирование, бюджетный контроль и электронное визированию заявок на платежи; 3. Формирование реестра платежей; 4. Постро

Специалисты компании «ИТАН» завершили работы по перевод и адаптации модели управленческого учета и бюджетирования выполненной на «ИТАН: Управленческий баланс» и «1С:Бухгалтерия 2.0» под редакцию 3.0 конфигурации «1С: Бухгалтерия» в компании «Табер Трейд» (сеть магазинов «Подружка»). Сеть магазинов «Подружка» - это активная и успешная российская сеть магазино

В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета и бюджетирования. Для реализации этих задач, руководством компании было принято решение о приобретении программного продукта «ИТАН: Управленческий баланс». Сотрудничество с компанией «МИР ГАЗА» началось в ноябре 2014 года. В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета и бюджетирования. Для реализации этих задач, руководст

ВНЕДРЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА И НА "ИТАН: УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ БАЛАНС" В «ГК СУМОТОРИ» Успешно завершено самостоятельное внедрение системы «ИТАН: Управленческий баланс» в «ГК СУМОТОРИ». Задачи автоматизации финансового учета ГК Сумотори: Автоматизация процесса подготовки индивидуальной и консолидированной финансовой отчетности на осн

Сотрудничество компаний «ИТАН» и «Альпен фарма» началось с реализации первой тестового примера учета по МСФО Заказчика в системе «ИТАН: Управленческий баланс».Сотрудничество компаний «ИТАН» и «Альпен фарма» началось с реализации первой тестового примера учета по МСФО Заказчика в системе «ИТАН: У

Компания «ИТАН» выиграла тендер на разработку и внедрение информационной системы корпоративного финансового управления в ГК «Терра Аури». Целью создания и внедрения информационной системы корпоративного финансового управления является автоматизация процесс

Компания «ИТАН» выполнила настройку и доработку системы управления денежными средствами для холдинга «Терра аури». В проекты выполнены следующие настройки: Система «ИТАН: Управленческий баланс» в «1С:Бухгалтерию 3.0» Заказчика. Настроена модель бюджета движения денежных средств. Доработан документ «Месячный платежный план ЦФО» под бизнес-процессы Заказчика. Настроены виды заявок и маршруты их визирования. Доработаны отчеты по платежн

Компания «Омсан Ложистик» начала сотрудничать с нами в середине 2011 года. Основной задачей была автоматизация системы учета и отчетности по МСФО.ПодробнееКомпания «Омсан Ложистик» начала сотрудничать с нами в середине 2011 года. Основной задачей была автоматизация системы учета и отчетности по МСФО. Руководством компании было принято решение об автоматизации МСФО на базе программного продукта «ИТАН: Управленческий баланс», с использован

Компания «ИТАН» и «Ginza Project» начинает работы по внедрению программы «ИТАН: Управленческий баланс» для повышения эффективности финансового управления.Руководство холдинга "Ginza Project" приняло решение о внедрении комплексной системы бюджетирования, управленческого учета

В 2012 году компания «Лендор» приобрела программный продукт «ИТАН: Управленческий баланс», с целью автоматизации системы учета и отчетности по МСФО. В 2012 году компания «Лендор» приобрела программный продукт «ИТАН: Управленческий баланс», с целью автоматизации системы

Специалисты компании «ИТАН» завершили работы по настройке системы «ИТАН: Управленческий баланс» в части ведения управленческого учета согласно учетной политики «HOMAX GROUP». Продукт «ИТАН: Управленческий баланс интегрирован в рабочую базу «1С:Управление производственным предприятием». В рамках настройки модели управл

Компания «Диджимаркет» приобретала программный продукт ИТАН: Управленческий баланс в 2008 году с целью автоматизации управленческого учета на 1С: Управление торговлей. ПодробнееКомпания «Диджимаркет» приобретала программный продукт ИТАН: Управленческий баланс в 2008 году с целью автоматизации упр

В начале 2013 года группой компаний «Мегалекс» было принято решение об автоматизации управленческой учетной системы на базе программного продукта «ИТАН: Управленческий баланс». Основными задачами являются автоматизация управленческого учета, управления денежными средствами и бюджетирования. Систему управленческого

Внедрение автоматизированной системы учета и отчетности по МСФО будет выполнено специалистами компании «ИТАН» по методике типового проекта на базе программного продукта «ИТАН: Управленческий баланс». ПодробнееКомпания «PARTER.RU» обратилась к нам по рекомендации наших клиентов. В компании стоит задача по автоматизации учета и отчетности по МСФО. Внедрение автоматизированной системы учета и отчетности по&nb

Компания "ИТАН" начинает работы по проекту автоматизации консолидированного управленческого учета и бюджетирования группы компаний "АГАМА".Компания "ИТАН" начинает работы по проекту автоматизации консолидированного управленческого учета и бюджетирования групп

Компания «Дизайн-Мода» обратилась к нам в сентябре 2014 года. В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета группы компаний. Руководством компании было принято решение об автоматизации управленческой учетной системы на базе программного прод

Фирма TEL повышает эффективность финансового управления при использовании системы «ИТАН: управленческий баланс ПРОФ». Внедрение будет осуществляться силами ит-службы фирмы TEL. Сегодня группа TEL обладает собственной оптоволоконной сетью, которая охватывает всю Москву и ближайшее Подмосковье, с общей протяженностью свыше

Компания «ИТАН» и компания «BI Partner», заключили договор о сотрудничестве и партнерстве.В рамках сотрудничества, компания «BI Partner» будет продвигать программный продукт «ИТАН: Управленческий баланс». На данный момент, ведутся переговоры о совместном участии в проектах по автоматизации управленческого учета в нескольких компаниях, на базе программного прод

Специалисты компании «ИТАН» внедряют типовую модель управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» для конфигурации «1С: Управление торговлей 10.3» в компании «ТелекомИнвест». Специалисты компании «ИТАН» начали проводить совместные с Заказчиком работы по внедрению типовой модели управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий ба

В июле 2016 года в НПФ Сбербанка осуществился плановый переход на новую редакцию бухгалтерской программы: 1С:Бухгалтерия 3.0 + 1С:Управление НПФ 4.0, в которую встроена подсистема "ИТАН: Управленческий баланс", данная система применяется для бюджетирования, к

Всего за 2 месяца, буквально с нуля, наши специалисты «ИТАН» написали подсистему для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом. Теперь система позволяет правильное разнесение по учету статей, с удобным сценарным планированием бюджета на год. Дополнительно, мы подключили способ двойной проверки для надежности правильного расчета, следовательно, для эффективности финансового управления. Сотрудники «СТС Эвентим ру» уже успешно работают

Проектная команда «ИТАН» завершила проект по автоматизации формирования управленческой отчетности в розничной сети Подружка. Проект внедрения осуществлялся по методике типового проекта и завершился через 4 месяца. В результате система управленческой отчетности на базе «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ» прошла опытную эксплуатацию, и позволяет оперативно получать такие отчеты как: ОБДР, ОБДДС, Отче

20.01.2016. Стандартное внедрение управленческого учета в «Магурос» Подробнее.Сотрудничество с компанией «Магурос» началось с реализации тестового примера специалистами компании «ИТАН» по данным Заказчика. После реализации тестового примера, руководство компании «Магурос» приняло окончательное решение о внедрении ПП «ИТАН: Управленческий баланс». В компании «Магурос» будет решена задач

ИТ отдел «УК Райффайзен Капитал» запусти процесс перевода существующей в компании «1С:Бухгалтерии 2.0» на «1С:Бухгалтерии 3.0». подробнееИТ отдел «УК Райффайзен Капитал» запусти процесс перевода существующей в компании «1С:Бухгалтерии 2.0» на «1С:Бухгалтерии 3.0». В связи с этим, для поддержания текущей учетной системы по МСФО на базе «ИТАН: Управленческий баланс» ее также необходимо было обновить. Но при этом сохрани

Компания "ИТАН" выиграла тендер по автоматизации финансового модуля в холдинге "Випсервис".Компания "ИТАН" выиграла тендер по автоматизации финансового модуля в холдинге "Випсервис". В рамках проекта «Финансовый модуль» будут внедрены следующие функциональные блоки: Управленческий учет Бюджетирование&

«Очаковский комбинат ЖБИ» внедряет современные технологии автоматизации управленческого учета на базе «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ». Внедрение планируется собственной службой ИТ. История «Очаковского комбината ЖБИ» началась в 1990 году, когда на базе цеха №3 «ЖБИ-10» образовалось самостоятельное предприятие.Из небольшой фирмы, в прайс-л

Компания «ИТАН» и компания «Балтис» заключили договор о внедрении управленческого учета на базе «1С: Управление торговлей» и «ИТАН: Управленческий баланс». Основные работы по внедрению завершены, система проходит опытную эксплуатацию. «Балтис» - поставщик консервации из Латвии и продуктов питания оптом.

Компания «ИТАН» начала работы по внедрению типовой модели управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» для конфигурации «1С: Управление торговлей 11.1» в компании АМАРЕ.Компания «ИТАН» начала работы по внедрению типовой модели управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» для конфигурации «1С: Управление тор

Автоматизация бюджетного управления выполняется при помощи подсистемы «Бюджетирование», являющейся важным компонентом программно-методической системы «ИТАН: Управленческий баланс».Реализовано: 1. Автоматический расчет бюджета движения денежных средств на основании бюджета прибылей и убытков, с учетом коэффициентов, расчета НДС, расчета графиков платежей и планирования кассовых разрывов.

Учет договоров для программ 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление производственным предприятием редакция 1.3 и 1С:Комплексная автоматизация редакция 1.1

Предисловие.

Не всем пользователям достаточно базового функционала типовых конфигураций для того, чтобы вести учет договоров. В типовой (*типовая - значит не измененная по сравнению с поставляемой от фирмы 1С) конфигурации есть справочник "Контрагенты" и связанный с ним справочник "Договоры контрагентов" который содержит в себе договоры по конкретному контрагенту. Данные хранящиеся в справочнике "Договоры контрагентов" ограничены в том плане, что их достаточно для работы в программе 1С:Предприятие, но может быть недостаточно для других не типовых задач, таких как учет договоров в 1С:Предприятие. Например, в нашей практике встречается пример когда клиенту хочется видеть больше информации.

Что мы предлагаем? В свой пакет доработок "Учет договоров" мы включаем два регистра сведений: "Заполнение договоров" и "Спецификации договоров". Они связаны с типовым справочником "Договоры контрагентов" и являются как бы его продолжением. Этими двумя регистрами мы значительно расширяем то количество информации которое пользователь может ввести в программе для каждого из договоров контрагентов и использовать в организации учета договоров. Таким образом получается соответствие той информации которая теперь есть в программе 1С:Предприятие, с информацией которую пользователь может ввести вручную, например, в офисном приложении при заполнении договора с контрагентом. Но это еще не все. Имея внутри 1С:Предприятие все необходимые данные мы предлагаем вам формировать документы MS Word прямо в программе 1С:Предприятие и заполнять эти офисные документы данными введенными в новых регистрах. Мы предусматриваем шаблоны MS Word которые будут являться макетами для печати договоров контрагентов. Эти шаблоны MS Word пользователи самостоятельно могут редактировать и сохранять обратно в 1С:Предприятие.

Решение. Таким образом вы получаете расширенный функционал программы касающийся учета договоров. Вы храните в программе больше различных данных связанных с договорами. Вы можете печатать договоры на основании шаблонов MS Word . Вы можете самостоятельно редактировать существующие шаблоны и далее использовать модифицированные версии.

Подробный пример. Учет договоров для программы 1С:Бухгалтерия 8 (в 1С:Управление производственным предприятием редакция 1.3 и 1С:Комплексная автоматизация редакция 1.1 все аналогично).

Давайте рассмотрим конкретный пример. В программе 1С:Бухгалтерия 8 есть справочник "Контрагенты". В более узком понимании контрагенты это наши поставщики и покупатели. По каждому контрагенту хранится множество информации и не только в самом справочнике "Контрагенты", но и во многих других связанных с ним. См. рис.1.

По кнопке "Перейти" мы видим много ссылок на другие элементы программы 1С:Предприятие которые содержат в себе информацию связанную с контрагентами. Например, есть ссылка для перехода в другой справочник "Договоры контрагентов" см. рис.1. При нажатии на эту ссылку открывается список договоров (см. рис.2) относящихся к текущему контрагенту. Именно учет договоров с контрагентами нас и интересует. Использование кнопки "Перейти" позволяет быстро получать доступ к интересующей нас информации связанной с текущими отображаемыми данными, т.е. с нужным нам контрагентом.

В контекстном меню по кнопке "Перейти" теперь уже справочника "Договоры контрагентов" см. рис.2 появляются две новые позиции: "Заполнение договоров" и "Спецификации договоров" (расширение базового функционала в плане учета договоров). Это ссылки на два наших новых регистра которые добавляются в программу 1С:Предприятие. Мы можем перейти к списку вариантов заполнения договоров в 1С:Предприятие для текущего договора контрагента см. рис.3.

На рис.3 вы видите форму списка регистра сведений "Заполнение договоров". В данном случае в списке единственная запись. Договор с названием "дог № 525-12 от 20.01.12г" имеет запись в регистре сведений, которая содержит данные, не предусмотренные в справочнике "Договоры контрагентов" программы 1С:Бухгалтерия 8, но как бы является продолжением этого справочника. То, что мы не можем хранить в типовом справочнике, мы храним здесь.

Хотелось бы заострить ваше внимание на первой слева колонке в табличной части. В данном случае в единственной строке в первой колонке отображается картинка это значит, что для данного договора существует спецификация. Для учета договоров мы предлагаем связку "Договор контрагента + Спецификация". Здесь мы видим соответствие между двумя регистрами сведений: "Заполнение договоров" и "Спецификации договоров". Это значит, что для данного договора есть вариант заполнения договора для вывода его в шаблон для печати, а так же есть связанная спецификация договора.

При двойном нажатии на строку с шаблоном договора мы попадаем в форму заполнение договоров программы 1С:Бухгалтерия 8 функционала "учет договоров" см. рис.4.

В данном случае используется шаблон договора "Продукция". Сам шаблон представляет из себя документ MS Word заранее подготовленный и загруженный в 1С:Бухгалтерия 8 с использованием доработок "Учет договоров". Форма которую вы видите на рис.4. визуально соответствует шаблону MS Word внутри программы 1С:Предприятие. Пользователь представляет себе сам шаблон договора и заполняет на форме соответствующие поля. Стандартные фразы типа: "50% аванс" или "предоплата 100%" можно выбрать из выпадающего списка в соответствующем поле. Т.е. предусмотрены варианты как оптимизировать работу пользователя по заполнению нового варианта договора прямо внутри программы 1С:Бухгалтерия 8 с использованием функционала "Учет договоров".

На рис.5 вы видите, что представляет из себя шаблон MS Word загруженный в качестве макета для печати в программу 1С:Предприятие. Все выделенное синим цветом это параметры. Например, есть такой параметр {v8 НомерДоговора} туда запишется значение из формы равное "526-12" . Синим отмечены те места в документе MS Word которым есть соответствующие поля на форме "Заполнение договоров". Сравните между собой рис.4 и рис.5. Создавая форму осуществляющую заполнение договоров, мы постарались сохранить максимальное визуальное соответствие этой формы и самого шаблона.

Как вы уже понимаете заполнение договоров в 1С:Предприятие можно выполнять по различным шаблонам договоров (в нашей разработке "Учет договоров" их 6 шт.). У нас есть данные введенные на форме. Есть несколько разных шаблонов MS Word . При условии, что эти шаблоны содержат одинаковые параметры, мы можем одни и те же данные из программы 1С:Предприятие различным образом выводить в макет при печати. Для этого нам нужно выбирать требуемый макет см. рис.6.

На форме есть кнопка "Выбрать шаблон". При нажатии на нее открывается форма выбора шаблона договора. В данном случае мы видим 6 вариантов шаблонов. Эти варианты, как я уже упоминал, подготовлены заранее и загружены в конфигурацию. В конце статьи я подробно опишу как это делается и как их редактировать. Как видите на форме выбора шаблона есть кнопки которые сейчас недоступны. Предполагается, что при выборе редактирование не уместно. Как редактировать шаблоны договоров я напишу чуть позже в конце статьи.

При выборе другого шаблона меняется и форма в программе 1С:Предприятие. Появляются другие поля, ненужные исчезают, визуализация подстраивается под новый вид шаблона договора. Сами данные при этом остаются в соответствующих полях. То есть мы однажды вводим всю необходимую информацию и далее, выбирая различные шаблоны, можем в разных вариантах эту информацию представить. Такие данные как номер, дата, суммы, сроки, этапы выполнения, контактные лица, реквизиты организаций - все является универсальным и вводится один раз, а использоваться может во всех шаблонах. Теперь давайте посмотрим на рис.7.

Это завершающая стадия нашей работы. При нажатии на кнопку "Печать" происходит заполнение шаблона договора данными введенными на форме в программе 1С:Бухгалтерия 8 см. рис.7. Все, что выделено синим цветом заполнено данными из 1С:Предприятие. Обратите внимание, что сформированный документ открывается соответствующим приложением. В данном случае это программа MS Word 2003. Далее вы можете отправить документ на печать или сохранить его, чтобы отправить по электронной почте или сделать с ним что-то еще в привычном интерфейсе программы MS Word или операционной системы.

Почему я использую термин учет договоров в 1С:Предприятие? Потому, что в данном случае мы избавляемся от разрозненной системы хранения офисных документов MS Word . Ранее эти документы хранились на жестких дисках компьютеров пользователей, а теперь все необходимое у нас находится внутри программы 1С:Бухгалтерия 8, все лежит в единой базе данных.

У вас могут быть разные варианты договоров. В любой момент вы открываете нужный договор, нажимаете на кнопку "Печать" и программа 1С:Предприятие заполняет вам документ MS Word на основании нужного шаблона. Этот документ не обязательно сохранять, ведь в любой момент его можно заполнить заново данными из программы 1С:Предприятие. Это создает действительно удобную систему, позволяющую вести учет договоров в программе 1С:Предприятие. Все данные находятся внутри программы.

Пару слов про "Спецификации договоров" см. рис.8. Это регистр сведений который хранит в себе данные спецификации прилагаемой к конкретному договору. На форме в табличной части "Наименование" указывается номенклатура. Выбирается из одноименного справочника "Номенклатура". Стандартные для табличных частей колонки: "Количество", "Цена", "Сумма", "Сумма НДС" и "Общая сумма". Есть настройка "Сумма включает НДС". Работает так же как во всех типовых конфигурациях фирмы 1С.

При нажатии на кнопку "Печать" мы получаем привычный для 1С:Бухгалтерии 8 вид печатной формы заполненной на основании макета табличного документа. См. рис.9. В печатной форме используются номер и дата из договора с контрагентом. Номер приложения в печатной форме это реквизит "Номер спецификации" на форме. Предполагается, что один договор с контрагентом может содержать произвольное количество спецификаций.

Работа с шаблонами договоров MS Word внутри программы 1С:Предприятие.

А теперь вернемся к уже открытой теме. К редактированию шаблонов договоров в нашей разработке "Учет договоров". Сам шаблон договора это документ MS Word , он присутствует у нас в конфигурации в качестве макета для печати. Однажды этот макет был создан программистом и помещен внутрь программы 1С:Бухгалтерия 8. На основании этого макета пользователь может печатать договоры контрагентов из регистра сведений "Заполнение договоров". Теперь давайте подробно разберем ситуацию когда пользователю нужно самостоятельно отредактировать шаблон договора (макет для печати). У нас в конфигурации предусмотрен регистр сведений "Пользовательские макеты печати" см. рис.10. Доступ к нему проще всего получить через меню "Операции", далее выбрать пункт "Регистры сведений".

Открывается уже знакомая нам форма для работы с шаблонами договоров контрагентов. Но сейчас кнопка выбора недоступна. Зато доступны кнопки просмотра и редактирования. При нажатии на кнопку запускается приложение MS Word и отображается сам шаблон. Предполагается, что пользователь просмотрел шаблон, если нужно сохранил его на жесткий диск или просто закрыл. Больше никаких действий. При нажатии на кнопку так же запускается приложение MS Word и отображается сам шаблон. Однако теперь последовательность действий пользователя такова: пользователь отредактировал по своему усмотрению шаблон, сохранил его в программе MS Word и закрыл. Далее становятся активными другие кнопки. позволяет записать в базу данных программы 1С:Предприятие только что отредактированный и сохраненный пользователем шаблон MS Word . При нажатии на кнопку пользователь отказывается от принятия своих последних изменений и возвращается к такому виду шаблона, который был до начала редактирования.

См. рис. 11 - результат нажатия на кнопку открывается шаблон договора в приложении MS Word . В удобном и привычном интерфейсе офисного приложения пользователь может редактировать тексты, выравнивания, отступы. При желании можно кардинально изменить вид макета. Главное о чем не нужно забывать - при заполнении документа на основании этого шаблона программа 1С:Бухгалтерия 8 будет использовать все параметры выделенные синим цветом. Не стоит их удалять. Параметры обязательно должны находиться в таких { скобках } . Общая схема {v8 ИмяПараметра} .

См. рис. 12 - как поменялась форма после нажатия на стали доступны две кнопки и

Кроме того, в интерфейсе формы есть еще две важные кнопки. Кнопка задает настройку, что нужно использовать тип макета "Пользовательский". Кнопка задает настройку, что нужно использовать тип макета "Поставляемый". "Поставляемый" это тот тип макета который присутствует в программе 1С:Бухгалтерия 8 с момента загрузки наших доработок. Поставляемый макет не может быть удален пользователем. К нему всегда можно вернуться.

Ну и последняя кнопка бывает доступна только при использовании типа макета "Поставляемый". Если есть пользовательский макет и он больше не нужен, эта кнопка позволяет этот макет удалить.

Таким образом, мы даем пользователю инструмент, настраивающий работу с макетами и позволяющий редактировать шаблоны этих макетов, на основании которых печатаются договоры контрагентов и производится учет договоров.

Заключение.

Мы поработали в сторону расширения функционала программы 1С:Бухгалтерия 8 в части учета договоров. Добавив в типовую конфигурацию наши доработки, вы получаете два регистра сведений ("Заполнение договоров" и "Спецификации договоров") для хранения информации связанной с договорами контрагентов. Так же мы предлагаем вам использовать макеты для печати договоров на основании шаблонных документов MS Word . Кроме того, вы получаете инструмент для работы с существующими макетами, для их редактирования и настройки использования этих макетов.

Вызывают трудности обновления конфигураций, для Вас - наша услуга: обновление 1С типовых и нетиповых конфигураций

Если у вас возникли вопросы по данной теме, пожалуйста, напишите нам на эл. почту и мы обязательно примем к сведению рекомендации и рассмотрим ваши вопросы.

Если вдруг после покупки данного пакета доработок у вас возникнут проблемы требующие вмешательства программиста, а ваш штатный программист не обладает достаточными знаниями или штатного программиста попросту нет, специалисты ООО "Профи-центр" готовы оказать вам помощь и поддержку. Вы всегда вправе рассчитывать на консультирование в виде электронной переписки или общения по телефону.

© Федор Балясников, июнь 2013г., с изменениями октябрь 2013г.

Работа с проектом договора, дополнительного соглашения

Формирование проекта договора, доп. соглашения;
. заключение многосторонних договоров;
. создание договора на основании шаблона;
. коллективное участие в разработке;
. контроль версионности;
. поддержка статусов в договорах/допонительных соглашениях с возможностью автоматической установки при прохождении маршрута;
. управление печатными формами для определенных видов договоров;
. поддержка связей между договоров, дополнительным соглашением и иными договорами;
. управление правами доступа к договору в зависимости от вида и иных параметров;
. поддержка доп. форм контроля по отдельным реквизитам, комбинации реквизитов;
. поддержка вариабельности нумераторов;
. обеспечение связи с регламентированным учетом в части статуса и состояния договора, основных реквизитов, правил формирования типа договора в регламентированном учете;
. поддержка мультивалютности в договорах.

Согласования документов

Настройки неограниченного количества сценариев, привязки к конкретному документу, задать условия для значений в точке сценария;
. настройки сложных последовательно-параллельных сценариев;
. управления задачами (отклонения, перенаправления, переноса времени).

Планирование исполнение договора

Планирование обязательств в части плана поставок и платежей;
. управление правилами исполнения обязательств в зависимости от условий поставок и платежей;
. обеспечение связи с подсистемой казначейства в части контроля лимитов;
. поддержка планирования обязательств с учетом аналитических разрезов: направление финансирования, проект, статья бюджета, подразделение, исполнитель;
. поддержка оперативного согласования, переписки по основным параметрам;
. механизм автоматического планирования платежей на основании плана поставок с учетом условий договора;
. планирование уведомлений по событиям договора;
. ведение журнал передачи документов;
. пакет отчетов в части плана поставок и платежей.

Исполнение договора

Отражение факта исполнения обязательств по поставкам и платежам;
. механизм корректировки и переноса обязательств, перепланирования;
. формирование счетов и заявок на оплату из плана поставок и/или платежей;
. механизм контроля лимитов;
. механизм обмена данными с регламентированным учетом в части факта;
. отчетность по договору в части плана, факта, дебиторской и кредиторской задолженности;
. ведение различных реестров по договорам;
. ведение претензионной работы;
. механизм закрытия договора с формированием акта сверки;
. механизм работы с файлами/документами, возникающими в процессе договорной работы;
. отчеты по договору в части плана и факта исполнения обязательств;
. формирование дебиторской/кредиторской задолженности договору (опционально).

Заявки на оплату

Заявки на оплату контрагенту;
. мультивалютные расчеты;
. поддержка контроля лимитов: проверка заявок на соответствие бюджетным ограничениям и вычисление текущего остатка по статье БДДС и соответствующего ЦФО (опционально);
. поддержка статусов заявок с возможностью автоматической установки статусов в зависимости от операций, которые над ней производятся (согласование, внесение в реестр платежей, оплата, аннулирование и т.п.);
. сохранения истории изменения приоритетов заявок, статусов заявок, поступления денежных средств;
. поддержка мультивалютности в заявках (валюты заявки, валюты платежа);
. поддержка групповых заявок, связанных заявок,;
. поддержка оповещения пользователей об изменении статуса заявки на оплату, поступления денежных средств, в том числе посредством электронной почты;
. прикрепления файлов к документам (заявке, плановому поступлению денежных средств);
. поддержка вариабельности нумераторов.

Конкурсы

Хранение/размещение документов

Организация мест хранения/размещения (согласно организационной структуре);
. возможность создания номенклатуры дел (подбор папок, дел, томов из готовой-расширенной категории дел);
. ведение архива документов в соответствии с номенклатурой дел.

Специальные возможности

Конструктор форм для создания специальных документов, учитывающих специфику организации;
. управление нумераторами;
. управление бланками документов;
. управление доступом по требованию;
. коллективная работа с проектами документов;
. управление статусами документов;
. возможность настройки прав доступа в зависимости от должности, подразделения;
. возможность применения ЭЦП;
. юридического лица, конкретного документа.

Интеграция с прочими системами (опционально)

1С:Бухгалтерия (типовые решения) - система бухгалтерского учета (в части контрагентов, договоров, загрузки фактических агрегатных данных в необходимых срезах);
. ИБР: Казначейство в части формирования заявок на оплату, отражения факта оплаты;
. ИБР: Бюджетирование в части статей бюджета, контроля лимитов, отражения обязательств (плановых и фактических данных по договору).

Программа «Респект: Учет договоров» позволяет вести учет договоров в организации, отслеживать их выполнение и оценивать результаты выполненной работы.

Программа будет интересна руководителям предприятий, финансовой службе и бухгалтерии, договорному отделу, юридической службе, отделу продаж и снабжения, службе IT.

Основные возможности, которые предоставляет программа для ведения договорной работы на предприятии.

• Подготовка и согласование договоров
• Ведение журнала договоров предприятия
• Планирование и контроль исполнения договоров
• Формирование универсальных отчетов
• Хранение договоров

Согласование договоров

Программа предоставляет простой и в тоже время эффективный механизм для согласования договоров. Ответственный за договоры формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора.

Подготовка договоров

На стадии подготовки договоров программа позволяет зафиксировать всю необходимую информацию о контрагенте, с которым будет заключен договор. А также отразить в карточке договора информацию о преддоговорных соглашениях с возможными контрагентами.

При работе с большим количеством типовых договоров есть возможность один раз настроить систему договорной работы и в дальнейшем значительно упростить процедуры подписания договоров за счет формирования пакета типовых бланков документов.

Из карточки проекта договора можно формировать предварительные документы: коммерческие предложения, рамочные соглашения, соглашения о намерениях и др.

Формирование бланков документов

Гибкий механизм формирования бланков документов позволяет без лишних усилий формировать бланки документов, используя обычные текстовые редакторы Microsoft Word или OpenOffice Writer.

При этом есть возможность задать группы бланков документов, в зависимости от типов заключаемых договоров.

Ведение журнала договоров

Система позволяет вести реестр договоров в удобной для пользователя форме, а также формировать необходимые в работе выборки договоров.

Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предприятии. Удобный механизм отбора данных позволит формировать все необходимые реестры из одного места, при этом будут доступны все необходимые данные по договорам.

Планирование исполнения по договорам

Программа «Респект: Учет договоров» обладает эффективным механизмом планирования. Планирование производится в разрезе платежей и исполнения по договорам.

Есть возможность сформировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия:

• План-график платежей для бухгалтерии для осуществления своевременных платежей по договорам покупки.
• План-график исполнения для производственной службы и снабжения для выполнения своевременных работ и поставок по договорам продажи.

Анализ результатов договорной работы

Система формирования отчетных данных позволят при анализе работы получать выборку по произвольным реквизитам, указанным в карточке договора. Гибкость системы формирования отчетов позволяет сделать предопределенные настройки для быстрого доступа к необходимым данным.

При необходимости отчеты могут быть сохранены в формате Excel для последующего анализа и оформления.

Оценка результатов

Помимо линейной оценки договорной работы с помощью системы отчетов в программе есть возможность задавать систему взаимосвязи между договорами, что позволяет решать следующие задачи:

• Установление связи между договорами субподряда и генеральным договором подряда.
• Взаимосвязь между линейными продажами и договором с поставщиком.
• Договором займа и договорами инвестирования займа.

При формировании отчетов можно делать группировку и отбор только по связанным договорам.

Доступность данных бухгалтерского учета позволяет своевременно отслеживать исполнения и платежи по договорам. В свою очередь бухгалтерская служба может использовать данные модуля учета договоров для корректного ввода учетных операций и формирования первичных документов.

Хранение договоров

Кроме формирования бланков документов система позволяет сохранять все сопутствующие документы в карточке договора. Тем самым значительно облегчается поиск смежных с договором документов различными службами предприятия.

Например, внутри карточки договора в виде файлов могут быть сохранены:

• Отсканированные оригиналы договоров
• Схемы и спецификации
• Табличные документы
• Документы произвольного содержания
• Контроль исполнения договоров

Интеграция в учетную систему позволяет объединить плановые данные модуля «Респект: Учет договоров» и фактические данные, отраженные в 1С:Бухгалтерии.

Программа позволяет объединить данные по платежам со счетов бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана карточки договора. Аналогично для плана исполнения и данных по документам реализации и поступления товаров и услуг.

Гибкая система отчетов позволяет отразить в одном отчете «ведомость план-факт», получить различные виды группировок при сопоставлении плановых и фактических данных, а также выбрать данные по произвольному отбору.

Система позволяет контролировать не только отклонения действий контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб предприятия.

Системные требования

Для работы с программой компьютеры и программное обеспечение должны соответствовать требованиям платформы 1С:Предприятие 8 и 1С:Предприятие 7.7

Роль договорных документов

• Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы:

• Коммерческие предложения
• Договоры, дополнительные соглашения
• Приложения к договорам (спецификации, календарные планы)
• и прочие.

• Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия.

• Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Согласование договора

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Автозаполнение шаблона договора

• Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнение шаблонов файлов

• Позволяет заполнить поля в файле из карточки договора

• Номер договора
• Дата заключения договора
• Контрагент
• Срок действия
• Сумма
• и другие

• Поддерживается заполнение файлов Word и OpenOffice

Шаблон договора

Дополнительные реквизиты

• Для заполнения шаблонов можно использовать не только основные, но и любые дополнительные реквизиты договора, например:

• Предмет договора
• Условия платежа

Правила заполнения полей

• В качестве правил заполнения полей может быть указан

• Реквизит договора
• Выражение на встроенном языке

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Вид документа-договора

• Карточки договоров хранятся в справочнике «Внутренние документы»

• Для вида внутренних документов создан флаг «Является договором»

• Если флаг установлен, то документы такого вида считаются договорами

• Договоры имеют специальную карточку, на которой присутствуют особые реквизиты

Карточка договора

Учет по корреспондентам

• корреспондент, с которым заключен договора,
• контактное лицо корреспондента по этому договору,
• кто подписал договор от корреспондента.

• Эти данные используются для

• поиска договоров, формирования отчетов, ведения переписки, хранения контактных данных, заполнения шаблонов.

Сроки действия

• В карточке договора фиксируется

• начало действия договора,
• окончание действия,
• признак бессрочного договора,
• порядок продления договора.

• Эти данные используются для контроля и продления сроков действия

• подробнее будет рассмотрено далее.

Сумма и валюта договора

• В карточке договора фиксируется

• Сумма договора,
• Валюта договора.

• Эти данные используются для

• поиска договоров, построения сводных отчетов, настройки маршрутов согласования в зависимости от суммы, контроля наличия сопроводительных документов

Валюта договора

• Валюты можно загрузить из Общероссийского классификатора валют

• Курсы валют загружаются с сайта РБК

• Есть возможность настроить валюту по умолчанию

• Учет по сумме может быть применен и к другим видам документов, например:

• счет, счет-фактура,
• накладная, акт приема-передачи,
• и прочие.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Согласование договоров

• Согласование договора наиболее важный и трудоемкий процесс

• В системе реализованы расширенные возможности согласования:

• Смешанное (последовательно-параллельное) согласование
• Согласование с условиями
• Механизм автоподстановок
• Согласование с учетом графиков работы
• Использование составных бизнес-процессов

Смешанное согласование

• В бизнес-процессе «Согласование»реализована возможность последовательно-параллельного согласования

• то есть несколько исполнителей выполняют согласование параллельно,
• затем несколько следующих исполнителей – последовательно,
• затем следующие – параллельно
• и т. п.

Смешанное согласование

• В карточке бизнес-процесса наряду с имеющимися вариантами согласования «Все сразу»и «По очереди»добавлен вариант Смешанно.

• Если установлен вариант «Смешанно», то в табличной части появляется новая колонка «Порядок согласования».

• В этой колонке для каждого исполнителя можно указать порядок согласования – «После предыдущего»либо «Вместе с предыдущим».

Смешанное согласование

• Исполнителям, для которых указан порядок согласования «После предыдущего», задача будет формироваться после завершения задачи предыдущим исполнителем

• Исполнителям, для которых указан порядок согласования «Вместе с предыдущим», задачи будут формироваться одновременно с предыдущим исполнителем

• В табличной части «С кем согласовать»появляется также колонка «Шаг», в которой отображается шаг согласования для каждого исполнителя

Условное согласование

• Маршрут согласования договора может зависеть от некоторых условий, например:

• договоры с суммой свыше 100 000 рублей согласовывает руководитель предприятия, с меньшей суммой – зам. руководителя,
• или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов.

• Для этого в системе предусмотрена настройка условий, которые определяют маршрут согласования договора.

• Только в версии КОРП

Создание условий

• Условие маршрутизации может быть создано в одном из трех режимов:

• в режиме конструктора
• на внутреннем языке «1С»
• в виде комбинации из других условий.

Создание условия в режиме конструктора

• Условие задается как комбинация правил отбора, накладываемых на реквизиты

• В правиле для реквизита указывается способ сравнения (равно, больше, меньше и т.д.) и значение с которым сравнивается

• Для построения условия могут быть использованы любые реквизиты договора,

• например, Сумма, Корреспондент, Срок действия и другие

• Также могут быть использованы дополнительные реквизиты договора

Создание условия на встроенном языке

• Условие задается в виде выражения на встроенном языке «1С»

• В выражении можно оперировать реквизитами договора

• Для упрощения написания выражения слева от поля для ввода текста располагается дерево реквизитов объекта

Комбинация условий

• Условие маршрутизации задается как логическая комбинация результатов выполнения других условий.

• При этом глубина вложенности условий не ограничена

• Условие маршрутизации могут быть указано для исполнителя в шаблоне согласования

• Тогда при создании согласования по этому шаблону исполнитель будет задействован только если условие выполнится

• В примере на картинке Федоров попадет в список согласующих, только если сумма договора больше 100 000 руб.

Использование условий маршрутизации

• Условие маршрутизации может быть указано при привязке шаблона бизнес-процесса к виду документа

• Тогда при создании бизнес-процесса из шаблонов будет выбран тот, для которого условие выполняется

• Например, можно настроить, чтобы один шаблон был использован для согласования договора с большой суммой, другой – с маленькой.

Автоподстановки

• Механизм автоподстановок позволяет указать в шаблонах бизнес-процессов в качестве исполнителя имена специальных функций

• Функции должны возвращать ссылку на пользователя, роль, или массив пользователей и ролей

• При создании бизнес-процесса из шаблона система автоматически вычисляет значение автоподстановки и подставляет его в бизнес-процесс

• В системе предусмотрен ряд преднастроенных автоподстановок, которые можно использовать в работе

Автоподстановки для договоров

• Для согласования договоров могут использоваться следующие автоподстановки:

• Все руководители автора бизнес-процесса
• Ответственный за документ
• Руководитель организации
• и прочие

• Состав автоподстановок можно расширять при внедрении

• Для этого в конфигурации предназначен специальный переопределяемый модуль

• Пример создания автоподстановок можно увидеть в конфигурации

Учет графиков работы

• При назначении сроков согласования договоров система может учитывать графики работы исполнителей

• Например, если задача «Согласовать» создается в 17-00 пятницы и установлена длительность 2 часа, то крайний срок исполнения задачи будет установлен на 10-00 понедельника

• Только в версии КОРП

Производственный календарь

• В карточке графика рабочего времени указывается производственный календарь

• Календарь определяет, какие дни в году являются рабочими, а какие выходным

Рабочее время

• В карточке графика работы на закладке «Рабочее время» указывается время начала и окончания рабочего дня

• При необходимости можно указать несколько перерывов

• Указанное рабочее время считается рабочим временем по умолчанию, обычно оно актуально для большинства рабочих дней

Особое рабочее время

• На закладке «Особое рабочее время»указывается особое рабочее время для некоторых дней.

• Например, для предпраздничных дней или дней, в которые проходит корпоративное мероприятие и т. п.

Указание графика работы

• Основной график работы указывается в настройках системы для всего предприятия в целом

• Особый график работы некоторого подразделения можно указать в карточке подразделения

• Особый график работы конкретного сотрудника можно указать в карточке пользователя.

• При формировании задач бизнес-процесса «Согласование» крайний срок исполнения задачи вычисляется исходя из графика работы исполнителя задачи

Составные бизнес-процессы

• Создан составной бизнес-процесс «Обработка внутреннего документа», реализующий общую схему создания и исполнения внутреннего документа.

• Составной бизнес-процесс позволяет выполнить согласование, утверждение, регистрацию, рассмотрение, исполнение внутреннего документа.

• Данный бизнес-процесс может использоваться для согласования и утверждения договоров, а также как образец для создания собственных составных бизнес-процессов

• Только в версии КОРП

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Контроль возврата переданного экземпляра

• Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок.

• Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту.

Передача корреспонденту

• В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента.

• Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан»можно указать контактное лицо.

Срок возврата

• В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ.

• Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит «Срок возврата».

Документы, находящиеся у корреспондентов

• Список документов, которые находятся на руках у корреспондентов, можно получить с помощью отчета «Журнал передачи».

• Также возможно получить список документов, не возвращенных в срок корреспондентами

Автоматическое отражение передачи корреспонденту

• При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи

• При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Сопроводительные документы

• С договором может быть связано значительное количество документов:

• приложения
• доп. соглашения
• протоколы переговоров
• протоколы разногласий
• подрядные договоры
• накладные
• переписка по договору
• и т.п.

• В системе имеется возможность видеть всю структуру связей по договору

• Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору

• Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п.

Механизм связей

• Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов

• Связь задается с использованием типа связи

• Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей:

• имеет доп. соглашения
• имеет акты \ накладные

• Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи

Настройка связей

• Типы связей, созданные в системе, должны быть настроены для использования в документах

• Для каждого типа связи указывается:

• из документов какого вида устанавливается данная связь
• на документы какого вида установлена данная связь
• данная связь может быть только одна или несколько
• есть ли обратная связь для связи данного типа

Создание связи

• Связь создается из карточки договора или другого документа

• При создании связи указывается тип связи и связанный документ

• При этом учитываются настройки типа связи, описанные ранее

Отчет по связям

• Имеется отчет, который позволяет просмотреть всю структуру связей по документу в виде дерева

• В отчете можно указать ограничение на количество уровней и установить отбор по типу связей

Контроль сопроводительных документов

• Механизм связей используется для контроля сопроводительных документов по договору

• Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п.

• Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору»

• Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Планирования исполнения договора

• Для исполнения периодических обязательств, например, ежемесячных оплат или отгрузок по договору, может использоваться механизм периодических бизнес-процессов

• Например, если договор предусматривает ежемесячные оплаты каждое 10-ое число месяца, то ответственный за договор формирует первое поручение бухгалтеру «Выполнить оплату по договору», далее указывает расписание повторения для данного поручения – каждое 10-ое число последующих месяцев.

• Только в версии КОРП

Периодические бизнес-процессы

• При создании любого бизнес-процесса пользователь имеет возможность указать, что текущий бизнес-процесс должен автоматически повторяться по некоторому расписанию

• Для этого в карточках всех бизнес-процессов предусмотрена команда Настроить повторение… При ее нажатии появляется диалог создания расписания повторения.

• Для бизнес-процесса, для которого настроено расписание повторения будет автоматически формироваться его копия в соответствии с указанным расписанием.

Расписание повторения

• В диалоге расписания повторения указывается

• дата начала и дата окончания повторения,
• время, в которое будет создаваться бизнес-процесс,
• периодичность создания бизнес-процесса:
• ежедневно,
• еженедельно,
• ежемесячно.

• Если указано повторять еженедельно, то можно флажками отметить, в какие дни недели требуется повторение.

• Если указано повторять ежемесячно, то можно указать, в какие числа месяца требуется повторение.

Настройка повторения

• Все настроенные повторения доступны для пользователя в списке Настройка повторени я бизнес-процессов

• В списке можно просмотреть актуальные (выполняющиеся) и завершенные повторения.

• При необходимости можно изменить расписание повторения с помощью команды Расписание повторения или принудительно завершить повторение с помощью команды Завершить повторение .

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Учет срока действия

• В карточке договора имеются реквизиты для указания срока действия

• Имеется возможность получить список договоров с истекающим сроком действия

• В отчете выводятся договоры, срок которых истекает на этой неделе, на следующей неделе, в этом месяце, в следующем месяце.

Продление срока действия

• В карточке договора можно указать порядок продления договора

• Для этого предназначен реквизит Продление , который принимает следующие значения

• Не продлевается (единичная хоз. операция, например, покупка недвижимости).
• Допускает продление (длительные операции, например, оказание услуг сопровождения, аренда).
• Автоматическое продление (договоры, предусматривающие автоматическое продление, если ни одна из сторон не против).
• автоматическое продление на год,
• на квартал,
• на месяц,
• на бессрочный срок.

Автоматическое продление

• Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную

• Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления.

• При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Расторжение договора

• Для учета расторгнутых договоров используется реквизит Расторгнут , в карточке договора.

• При этом можно указать, каким именно документом договор был расторгнут

• доп. соглашение,
• решение суда и т.п.

Отчет по расторгнутым договорам

• Имеется возможность получить отчет по расторгнутым договорам

• В отчете выводится:

• дата и номер расторгнутого договора, контрагент
• когда договор был расторгнут, каким документом и пр.

Отчеты по договорам

• В системе предусмотрены различные отчеты для контроля и анализа учета договоров

• Список заключенных договоров
• Договоры с истекающим сроком действия
• Сопроводительные документы по договору
• Расторгнутые договоры
• Динамика сумм заключенных договоров
• Динамика количества заключенных договоров

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Прочие процессы

• К прочим процессам, актуальным для договорной работы относятся

• Потоковое сканирование документов
• только в версии КОРП
• Штрих-кодирование документов, поиск по штрих-коду
• только в версии КОРП
• Поиск документов (договоров) по атрибутам