Главная Договор

Система электронного документооборота евфрат описание. Виды СЭД – система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum

Бурное развитие информационно-коммуникационных технологий, всеобщее развитие и расширение сетей телекоммуникаций в нашей республике, интеграция ее в мировое информационное пространство ставит перед национальными операторами телекоммуникаций важные и неотложные задачи по внедрению современных услуг связи во все отрасли экономики.

Важность и актуальность происходящих преобразований в сфере телекоммуникаций республики является предпосылкой и жизненной необходимостью для перехода предприятия связи на современные, отвечающие мировым стандартам методы управления производственным процессом. Одним из современных инструментов управления предприятием являются системы электронного документооборота, в частности система ЕВФРАТ-Документооборот, которая внедрена в СП «ЧИРКОМ».
СП «ЧИРКОМ» — это предприятие, предоставляющее услуги электросвязи и услуги по подключению Интернета в городе Чирчике и Ташкентской области. В «ЧИРКОМЕ» впервые в Узбекистане были внедрены самые совершенные по мировым стандартам средства телекоммуникации.
В результате цифровизации и модернизации сети, а также благодаря работе специалистов СП «ЧИРКОМ» население обеспечено современнейшими средствами телекоммуникации.
Несмотря на то, что на момент внедрения системы электронного документооборота предприятие имело современное электронно-техническое оснащение и хорошо отлаженную взаимосвязь между отделами по локальной компьютерной сети, документооборот производился только на бумажных носителях, что являлось причиной необоснованно длительных сроков исполнения и отсутствия должного контроля за исполнением документов.
Сложившаяся ситуация, а также необходимость повысить эффективность управления предприятием, используя современные технологии и подходы, и уже имеющиеся ресурсы (компьютеры и локальную сеть) стали предпосылками внедрения системы электронного документооборота (СЭД).
Исходя из этого, была поставлена задача: «Разработать и внедрить на предприятии систему электронного документооборота, отвечающую нижеприведенным требованиям:

1. Ведение регистрации документов и их хранения в электронном виде.
2. Регламентированный доступ к электронным документам.
3. Контроль исполнения по документам системы и заданиям в электронном виде.
4. Масштабируемость и модульность разрабатываемой и внедряемой системы.
5. Наличие руководящей документации к разработанному продукту.
6. Обучение персонала работе с разработанной системой электронного документооборота».

Для реализации этой задачи мы выбрали систему электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот». Чтобы понять, почему мы сделали такой выбор, нам хотелось бы рассказать немного о самой системе.
«ЕВФРАТ-Документооборот» — это система электронного документооборота, разработанная Cognitive Technologies Ltd. (www.cognitive.ru) — ведущим российским проектным интегратором, разработчиком программного обеспечения и поставщиком прикладных решений в области комплексной автоматизации предприятий. Эта компания принимает активное участие в ФЦП «Электронная Россия». В Узбекистане официальным партнером Cognitive Technologies Ltd. является ЧФ «Pro-texnika» (именно они производили работы по внедрению системы у нас).
Система предоставляет пользователям следующие возможности:

1. Регистрация документа
При регистрации каждому документу в системе присваиваются уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется соответствующая РКК документа.
Поля РКК могут заполняться как вручную (набивка с клавиатуры), так и с использованием различных средств автоматизации. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает рядом функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например:

Автоматическая генерация номера и текущей даты
подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов
подстановка даты из календаря
использование уникальной технологии Drag&Recog (перетащи и распознай).

Регистрируемые документы распределяются по потокам: входящий, внутренний, исходящий. Администратор имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков).

2. Рассылка документа
Целый ряд документов носит статус информационных, по которым задания могут и не появиться, но ознакомиться с которыми должны те или иные сотрудники. Такие документы подлежат рассылке по отдельным пользователям системы «ЕВФРАТ-Документооборот» или по заранее созданному списку рассылки.
Рассылка документов производится по внутренней почтовой службе системы ЕВФРАТ-Документооборот.

3. Контроль исполнения документов
Данная функция системы позволяет автоматически контролировать сроки исполнения документа и поручений по нему и формировать отчеты о ходе их исполнения. Постановка документа на контроль — это формирование поручения конкретному сотруднику организации или группе сотрудников с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения документа.
Результатом исполнения документа является отчет об исполнении (информация по исполнению документа и результаты, полученные в процессе исполнения документа).
Исполнителем по документу (поручению) могут быть как один, так и группа сотрудников компании. При назначении нескольких исполнителей обязательно выделяется один ответственный исполнитель, а остальные будут являться соисполнителями.
Поручение по документу включает в себя текст задания, срок его исполнения, фактическую дату выполнения, имя контролера, имя исполнителя.
При задании нескольких поручений по документу дается возможность выбора режима их исполнения — последовательный или произвольный. В первом случае последовательность поручений означает маршрут документа, то есть следующий исполнитель получает документ (уведомление, что ему надо с ним работать и возможность его редактировать) после выполнения задания предыдущим. Во втором случае все исполнители сразу получают уведомления. При этом каждое поручение заносится в списки заданий исполнителей, но если очередь до задания (исполнителя) не дошла (при последовательном режиме исполнения), оно имеет статус «Не начатое».

4. Поиск документа
Функция обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска — это список документов, удовлетворяющих запросу и содержащий перечень значений реквизитов найденных документов.
При поиске «ЕВФРАТ-Документооборот» предоставляет возможность задавать интервалы, в которых изменяются значения поисковых реквизитов. В этом случае будут найдены все документы, содержащие реквизиты со значениями из этих интервалов.
Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе — контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск, по словам и словосочетаниям, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа.
Результатом поиска во всех случаях является список документов в виде их имен объектов. Список оформляется так, чтобы была возможность перейти к просмотру документа в отдельном окне.
Отдельный вид поиска — поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.
Расширенный поиск, который позволяет искать документы по любой комбинации реквизитов (полей регистрационных карточек) с заданием списка или диапазона значений и логических условий И-ИЛИ-НЕ. Также несколько видоизменен диалог общего поиска: контрольные параметры документа вынесены на отдельную вкладку.

5. Просмотр документа
Для просмотра документа в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо вызывать его РКК. Просмотр присоединенных файлов делается в отдельном окне путем вызова из списка этих файлов и осуществляется с помощью встроенной программы просмотра системы «ЕВФРАТ-Документооборот». В окне просмотра файлов дается возможность экспорта их во внешнее приложение, а также печати.

6. Редактирование документа,
работа с документом в группе
Редактирование документов, зарегистрированных в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», осуществляется пользователями, имеющими право на это действие.
Под редактированием понимается изменение записей в полях РКК, отсоединение файлов, присоединенных к документу, или добавление новых файлов (а также редактирование самих присоединенных файлов).
Если требуемый документ уже взят на редактирование другим пользователем, система выдает сообщение о том, что операция невозможна с сообщением имени сотрудника, редактирующего документ в настоящее время.
Администратор системы «ЕВФРАТ-Документооборот» со своего рабочего места может получить список редактируемых в настоящий момент документов как для всех пользователей, так и для одного выбранного. Далее он может для каждого из этих документов отменить редактирование.

7. Работа с системой «ЕВФРАТ-Документооборот» через Интернет
Для обеспечения доступа к информации сотрудникам организации, находящимся, например, в командировке, или для структурного подразделения, находящегося в другом городе, в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» возможен удаленный доступ через обычное рабочее место пользователя.
Кроме этого, удаленная работа с системой возможна также через «тонкого» клиента — MS Internet Explorer.

Данная функция позволяет выполнять все основные действия с зарегистрированными документами (поиск и просмотр), а также проводить удаленное администрирование системы.
Для безопасной работы через Интернет в систему «ЕВФРАТ-Документооборот» встроен специальный модуль, обеспечивающий идентификацию пользователя при входе в систему.

8. Журналы и отчеты
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет формировать различные аналитические отчеты и журналы. В стандартный комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот» входят типовые отчеты и журналы. Формы журналов и отчетов, а также их вид и количество могут быть изменены самим пользователем при наличии дополнительного модуля СТ Генератор отчетов.

9. Печать документов
Система предоставляет возможность печатать отчеты и журналы, РКК документов, а также файлы, присоединенные к документу. Отчеты и журналы печатаются через встроенные компоненты модуля СТ Генератор отчетов.
Для печати присоединенных файлов могут быть использованы средства встроенных программ просмотра систем «ЕВФРАТ-Документооборот» или MS Internet Explorer. Печать при этом осуществляется из окна просмотра документа.

10. Оповещения и напоминания
Для оповещения пользователей о возникновении тех или иных событий (например, о появлении у пользователя нового поручения, снятии поручения с контроля, о назначении пользователя контролером и т.п.) в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используется целый ряд служебных сообщений. Эти сообщения значительно повышают эффективность работы сотрудников, не позволяя им забывать о текущих делах, а также обеспечивают возможность качественного контроля за состоянием дел со стороны руководства или специальной службы.
Сообщения поступают в почтовый ящик пользователя по внутренней почтовой службе «ЕВФРАТ-Документооборот» и в зависимости от своего статуса распределяются по папкам «Поручения», «Контроль» и «Входящие сообщения». Отправленные пользователем сообщения помещаются в папку «Отправленные сообщения». Удаленные задания и сообщения попадают в папку «Мусорная корзина», из которой они в дальнейшем могут быть удалены совсем.
Надо отметить, что все служебные сообщения, относящиеся к данному поручению, группируются вместе. Это позволяет пользователю мгновенно ориентироваться в текущем состоянии статуса любого поручения, а также в любой момент просмотреть историю переписки по данному поручению.
Для получения информации о ходе исполнения любого поручения в системе ведется журнал хода исполнения.
Особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются ее гибкость и простота настройки. При этом силами самих пользователей «ЕВФРАТ-Документооборот» может меняться вместе с развитием компании.
Эта возможность предоставляется административными модулями, причем работа с ними не требует феноменальных знаний программирования:

1. Администратор.
Этот модуль предназначен для настройки системы под организационную структуру предприятия, правила ведения делопроизводства и стандарты осуществления документооборота. Иными словами, при помощи этого модуля в системе «рисуется» организационная структура, заводятся пользователи и потоки документов, а также разграничиваются права пользователей и их доступ к информации.

2. Дизайнер маршрутов
Модуль служит для проектирования маршрутов движения документов в «ЕВФРАТ-Документооборот». Спроектированные маршруты сохраняются на сервере системы и могут использоваться в жизненном цикле любого из документов системы.

3. Дизайнер форм позволяет настраивать «ЕВФРАТ-Документооборот» на работу со своими собственными уникальными регистрационными формами документов.

4. Менеджер журналов и отчетов позволяет создавать собственные формы отчетов и редактировать уже имеющиеся.

5. Системные протоколы
Этот модуль позволяет просматривать протоколы действий пользователей в системе.
На наш выбор повлияла также и лицензионная политика системы — лицензии покупаются не на конкретное рабочее место, а на количество одновременно работающих в системе. Организационно мы смогли задействовать в работе с системой больше пользователей, чем куплено лицензий, так как не каждый пользователь пользуется системой в течение всего рабочего дня, и пока один не работает в системе, эту возможность получает другой пользователь.
Что касается требования по масштабируемости, то система удовлетворяет им как с точки зрения функциональности, так и увеличения числа рабочих мест. На данный момент мы не используем модуль «Архивариус», но планируем ввести его в работу до конца года.
Рассказывать о Системе электронного документооборота можно много, и на это уйдет не одна статья, но хотелось бы рассказать еще и о том, как она внедрялась, как работает на нашем предприятии и что СЭД дает.

Процесс внедрения для нас разделился на три стадии:

1. Мы отвечали на вопросы сотрудников «Pro-texnika».
2. Мы вместе с ними настраивали систему.
3. Они отвечали на наши вопросы (надо отметить, что третья стадия до сих пор не прекратилась, и не потому, что нас чему-то не научили, а потому что СЭД работает и в процессе работы появляются все новые и новые задачи, которые мы пытаемся решить при помощи системы).

На первой стадии формировалась система на бумаге, и то, как она должна будет работать в соответствии с нашими деловыми процессами и процедурами. Оказалось, что это самый важный этап при внедрении, ведь именно тогда мы начали осознавать свою деятельность и значение каждого в работе не только системы, но и предприятия в целом.
Вторая стадия была особенно интересна нашим администраторам, потому что они получали реальные практические навыки по настройке системы и ее дальнейшему сопровождению. Надо заметить то, что мы решили выбрать сразу двух администраторов:

1. Администратора, который бы отвечал за взаимодействие и права пользователей, за потоки документов и правила работы с ними, за прорисовку и использование маршрутов документов.

2. Администратора, который отвечает за техническую работу системы: создает резервные копии, формирует регистрационные карточки и журналы с отчетами.

Обязанности первого администратора возложили на секретаря-референта, а второго — на одного из инженеров-программистов информационного отдела.
Они сами настраивали систему под руководством сотрудника ЧФ Pro-texnika. (Это было одним из наших требований, указанных в техническом задании).

И, наконец, третья стадия, в процессе которой мы учились и пробовали работать с системой. Изначально нас разделили на две группы: администраторы и пользователи. Администраторы по большей части проходили обучение в процессе настройки системы, мы как пользователи после. Обучение состояло из лекций и практических занятий, которые мы реализовывали прямо на своих рабочих местах параллельно с выполнением служебных обязанностей, что, на наш взгляд, является наиболее ценным опытом, используемым в дальнейшей работе.
На начальном этапе система прошла «апробирование» с устранением ошибок и появлением непредвиденных задач на момент внедрения. В результате мы научились регистрировать документы, просматривать их, контролировать их исполнение, а также писать по ним отчеты. И только после этого СЭД была введена в «промышленную эксплуатацию».

Первое время мы пытались носить отдельные документы на бумаге из кабинета в кабинет, но это просуществовало не — долго. Движения бумаг остановил генеральный директор: мы готовили ряд документов, которые необходимо было согласовывать с ним, причем нами были выданы задания в электронном виде. Мы подготовили проекты документов и распечатали их для того, чтобы генеральный директор их рассмотрел, но каково было наше состояние и изумление, когда он отказался это делать!!! Генеральный директор потребовал отчета в электронной форме с использованием системы, иначе задание считалось невыполненным. Вот так мы сделали наш первый документ в системе.
Постепенно мы стали втягиваться, и сейчас большая часть документов регистрируется в системе.
Кроме того, при внедрении мы автоматизировали такие процессы, как принятие заявки от юридического лица.
Стандартный процесс по принятию заявления об оказании услуги от юридического лица до внедрения происходил по следующей схеме:

1. Регистрация в канцелярии.
2. Наложение резолюции директором.
3. Отправка в канцелярию для направления копий в техотдел.

4. Рассмотрение техотделом возможности выполнения заявки.
5. Подготовка техотделом ответа.
6. Направление в канцелярию.
7. Направление канцелярией на подпись руководителю.
8. Возвращение в канцелярию для отправки адресату.

При этом надо сказать, что существенная часть времени тратилась на перемещение документа между директором, канцелярией и техническим отделом. В техническом отделе при этом приходилось вести свой собственный журнал регистрации поступивших заявлений и производить поиск исполненных и неисполненных заявок. Не исключались и утери заявок, что приводило к недовольству и жалобам от потенциальных клиентов.
После внедрения системы появилась возможность работать по более простой схеме:

1. Регистрация документа в канцелярии и занесение его в систему.
2. Постановка резолюции на документ в электронном виде.
3. Автоматическое получение техническим отделом электронной версии документа сразу после наложения директором резолюции, без необходимости обращения в канцелярию.
4. Рассмотрение возможности выполнения заявки и отправка ответа на подпись директору.
5. Подпись и отправка письма.

При этом на рабочем столе (электронном рабочем столе) руководителя отдела и директора всегда видно, какие заявки и от кого находятся на рассмотрении, срок исполнения каких подходит к концу и какие просрочены.
Отпала необходимость пересылать в технический отдел копии заявок — они поступают к ним в электронном виде с уже наложенной резолюцией директора.
Теперь мы практически не теряем документы, потому что они находятся в одном месте и никуда не переносятся, а если и переносятся, то — в системе, что дает возможность сократить время на их доставку до пункта назначения.
К сожалению, на данный момент мы не можем задействовать все функции системы в полном объеме, но надеемся, что в будущем у нас появится такая возможность, тем более что уже сейчас есть законодательная база для этого. Разрабатываются законы, стандарты и положения, призванные стать платформой для внедрения и пользования систем электронного документооборота. Приняты законы «Об информатизации», «Об электронной цифровой подписи», «О документообороте».
Что же нам дало внедрение системы?
Достигнуто значительное сокращение времени на согласование и прохождение документов, повседневный контроль исполнения документов и поручений, результатом которого являются повышение эффективности работы, оптимизация материальных и трудовых ресурсов. Прежде всего это позволило нашему руководителю и руководителям отделов контролировать процесс работы и оперативно получать информацию.
Самое главное — сделан еще один шаг к достижению конечной цели — организации управления процессом, отвечающим требованиям мировых стандартов.

В Одноклассники

ЕВФРАТ- Документооборот

Юлия Кривоблоцкая

При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.

Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.

Организация работы в системе

По своему пользовательскому интерфейсу программа "ЕВФРАТ-Документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.

В папки "входящие", "исходящие" и "отправленные" поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в "результате поиска". В папку "поручения" приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку "контроль" - соответственно контролером.

Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В "корзину" попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе "ЕВФРАТ-Документообо-рот" хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их "поднять" и посмотреть, кто и как по ним работал.

Организация электронного документооборота представлена в системе в виде "потоков" - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

Окно просмотра документа

Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово "люди", система может найти документ со словом "человек". Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.

Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток "Документы по совещаниям" и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

Создание поручений и согласований по документу

После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет "бегунок", который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке "поручения" появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.

Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм "пользовательских ролей".

Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"

В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью "адресной книги" разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим "ЕВФРАТ-Документооборот", то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.

Модули системы

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля "Дизайнер форм" администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

Модуль "Дизайнер маршрутов". Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.

Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.

Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль "Архивариус".

Установка системы

Для установки и эксплуатации системы не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Коробочный вариант программы, который предоставляют разработчики, может быть внедрен в компании силами системного администратора, при использовании службы технической поддержки и горячей линией компании Cognitive Technologies. Чтобы наладить работу "ЕВФРАТ-Документооборот", администратору достаточно пройти обучение у компании-разработчика в течение трех дней. Коробочный вариант предполагает установку до 250 одновременно функционирующих рабочих мест.

Опыт внедрения системы

Молодая компания "Плюс Телеком" существует на рынке телекоммуникационных услуг Москвы и Московской области чуть больше года и специализируется на комплексных решениях для бизнеса. Не так давно, руководством компании было принято решение о постановке всего потока документов на электронный документооборот. Подробнее о критериях выбора и внедрении системы мы поговорили с менеджером проектов компании "Плюс Телеком" Игорем Дашкиным, который занимался выбором СЭД для компании:

Решение о внедрении СЭД в "Плюс Телеком" было связано со стратегией нашей компании, которая направлена на использование передовых технологий, способствующих росту бизнеса. Мы знаем, что на сегодняшний день многие организации сталкиваются с проблемами, связанными с переходом от бумажного документооборота к электронному. На наш взгляд, решение автоматизировать документооборот с самого начала деятельности организации является важным шагом на пути успешной работы компании.

Компания "Плюс Телеком" использовала достаточно грамотный подход в вопросе внедрения СЭД. Инициатором автоматизации документооборота выступил исполнительный директор компании. А как показывает практика, именно "инициатива сверху" дает наиболее ощутимые результаты внедрения СЭД.

Игорь Дашкин:

Нами был исследован рынок программ автоматизации документооборота и изучены возможности аналогичных программных продуктов в плане применимости их под реальные нужды документооборота нашей компании.

Для того чтобы сделать выбор, мы разработали критерии, важные для нашей компании. Это должен был быть отечественный продукт без проблем с локализацией. Система должна в перспективе давать возможность перехода на базы данных Oracle без потери наработанной информации (это связано со спецификой работы нашей организации). Мы решили, что продукт, который хотим приобрести, должен быть готов к эксплуатации и не требовать дополнительного программирования.

Внедрением системы занимались собственными силами, не привлекая специалистов компании-разработчика. На первом совещании были разработаны общие положения, требования, технологические вопросы движения и хранения документов в СЭД. Следующим этапом было создание тестовой базы, на которой отрабатывались механизмы взаимодействия подразделений и сотрудников. Полмесяца назад СЭД стала стандартным инструментом компании "Плюс Телеком". Системой охвачены практически все подразделения и большинство сотрудников.

Поскольку "Плюс Телеком" имеет достаточно протяженную сеть, для нас важно, что теперь есть возможность работать с документом из любой точки по каналам связи. Очень удобным является разделение прав доступа к документу менеджеров и персонала. Внедрение системы позволило упорядочить документы по различным критериям, появилась возможность видеть структуру сложных документов со всеми их связями, появились широкие возможности по поиску документов.

Сейчас еще рано приводить какие-либо серьезные цифры, связанные с эксплуатацией СЭД. Но чисто субъективно могу сказать, что скорость поиска и удобство работы с документами ощутимы.

Система "ЕВФРАТ-Документооборот" показала себя достаточно удобной, быстрой и надежной в эксплуатации. Для внедрения мы выбрали коробочный вариант системы. Со временем планируется расширение рабочих мест использующих СЭД.

Юлия Кривоблоцкая

Организация работы в системе

Окно просмотра документа

Создание поручений и согласований по документу

Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"

Модули системы

Преимущества системы

Внедрение системы «Е1 Евфрат» дает возможность в значительной степени повысить эффективность деятельности как организации в целом, так и отдельных сотрудников, снизить время обработки и согласования документов, повысить исполнительскую дисциплину, упростить процесс поиска документов и устранить проблему их утери, снизить затраты на ведение архива, повысить безопасность работы c информацией, а также вывести бизнес на новый уровень оперативности, гибкости и мобильности.

Технологии

Сетевая схема

Составной элемент Е1 - платформа Cognitive Nexus служит посредником между любой корпоративной системой и СУБД, преобразуя запросы корпоративной системы, сформулированные в терминах структурированных документов (например, XSD, XML, XPath), в команды СУБД (например, на языке SQL).

Ядро распознавания CuneiForm , встроенное в Е1, позволяет производить полнотекстовое распознавание скан-копий документов в один клик, а технология Drag & Recog делает процесс работы со скан-копиями документов простой, как никогда. Система интеллектуального сжатия и обработки изображений Cognitive PDF/A, встроенная в Е1, не только сокращает размер скан-копии документа до 100 раз, но также улучшает внешний вид копии документа, и позволяет создать электронный архив документов, соответствующий ISO 19005-1:2005 стандарту долгосрочного архивного хранения электронных копий документов.

Не стоит забывать также про современный тренд – SaaS решения. E1 Team Cloud – это не просто облачное решение, это персональное облако, среда коллективной работы и новое слово в подходе к реализации архитектуры систем управления предприятием. Технология обмена данными в рамках системы Е1 не требует наличия центрального сервера, и позволяет полноценно работать в локальном режиме. Такой подход дает возможность использования Е1, независимо от местоположения устройства работы с системой, а также позволяет обмениваться данными с каждым устройством в отдельности.

Функционал системы

Электронное делопроизводство
Электронный документооборот
Электронный архив
Управление договорной деятельностью
Управление продажами
Учет и ведение работы с контрагентами
Работа с финансовыми документами
Работа с кадрами
Документооборот для электронных торгов
Автоматизация бизнес-процессов, workflow
Выдача и контроль исполнения поручений

Архитектура системы поддерживает полноценную работу с любыми объектами учета (документы, задачи, контрагенты, проекты, структуры данных), при этом обеспечивая полную информационную безопасность.

Безопасность документов

Интегрированная среда обеспечения информационной безопасности Е1 соответствует требованиям и высоким стандартам отрасли, а также совмещает в себе передовые подходы и инструменты для организации безопасной рабочей среды. Гибкие механизмы динамического управления и контроля прав доступа, представленные в Е1, позволяют реализовать многоуровневую, максимально эффективную систему защиты информации.

В СЭД «Е1 Евфрат» реализованы основные принципы защиты информации (защита от утечки за счет мониторинга и протоколирования действий в сети, от несанкционированного доступа, от непреднамеренных/намеренных воздействий на защищаемую среду – система логинов и паролей, гибкое разграничение прав доступа).

СЭД «Е1 Евфрат» позволяет работать как с бесплатным центром сертификации, входящим в состав MS Windows Server 2008, так и с квалифицированными центрами сертификации от КриптоПро. Кроме этого, поддерживается работа с усиленной квалифицированной электронной подписью, реализованной на базе КриптоПро 3.6, с поддержкой цепочки отозванных сертификатов (OCSP) и штампов времени (TSP).

Для территориально распределенной организации важно отметить возможность СЭД «Е1 Евфрат» обеспечить удаленный доступ к централизованной базе данных через Интернет по защищенному каналу с использованием SSL.

Лицензирование

Существенным преимуществом СЭД «Е1 Евфрат» является политика лицензирования системы, позволяющая использовать СЭД на любом количестве рабочих мест и учитывающая только активные подключения к базе в единицу времени – конкурентные лицензии. А тот факт, что все компоненты СЭД «Е1 Евфрат» разработаны компанией Cognitive Technologies, дает ей важное преимущество функциональной и ценовой гибкости при внедрении.

В СЭД «Е1 Евфрат» все эти возможности собраны вместе, входят в базовую комплектацию и не требуют приобретения компонент сторонних разработчиков.

2016

Оптимизация работы с закупочными и фискальными документами

В связи с реализацией правительственной программы по окончательной оцифровке бухгалтерии интернет-компаний (законопроект о переходе предпринимателей на контрольно-кассовую технику (ККТ) с поддержкой передачи информации о расчетах налоговым органам в электронном виде в режиме реального времени), Cognitive Technologies подготовила специальную версию ПО для синхронизации фискальных документов и электронных чеков. Для этого в СЭД создана отдельная рабочая область, в которой бухгалтер или финансовый специалист компании могут вести единый учет всех электронных фискальных документов .

Модуль для электроэнергетических компаний

Компания Cognitive Technologies провела исследование среди руководителей энергетических компаний и с учетом его результатов адаптирует свою СЭД «Е1 Евфрат» под нужды электроэнергетических компаний. Отвечая тенденциям рынка, Cognitive Technologies создает на базе СЭД «Е1 Евфрат» специальный модуль для использования малыми и средними предприятиями электроэнергетической отрасли. Модуль позволит энергетическим компаниям автоматизировать юридически значимые операции по основным направлениям своей деятельности.

«Функционал внедряемой системы СЭД зависит от того, каким из двух направлений деятельности занимается энергетическая компания. Первое направление - это непосредственно производство электроэнергии. Здесь более важны технические вопросы: эксплуатация имеющихся объектов, их содержание и обслуживание, строительство новых - то есть в СЭД у таких компаний ведется работа преимущественно с проектно-сметной и нормативно-правовой документацией. Второе направление - это поставка электроэнергии. В этом случае в центре внимания оказывается непосредственная работа с клиентами - реальными потребителями: через СЭД происходит выставление счетов, обработка платежей, тарификация и автоматизация учета электроэнергии, а также ведется претензионная работа с неплательщиками», - уточнил гендиректор Cognitive Technologies. По его словам, специальный модуль «Е1 Евфрат» учитывает нюансы каждого из данных направлений и предоставляет заказчику готовую рабочую среду, оптимизированную под конкретные нужды энергетической компании - в зависимости от того, занимается ли она производством электроэнергии или ее последующей поставкой и обслуживанием инфраструктуры.

2015

Модернизирован "лёгкий клиент" Е1 Евфрат

«Выход новой версии одного из ключевых продуктов компании на основе независимых от зарубежного ПО и открытых программных средств является очередным примером реализации одного из основных направлений политики Cognitive Technologies - импортозамещения продукции западных разработчиков на российских предприятиях», - поведала Ольга Ускова , президент Cognitive Technologies .

Новая версия поддерживает все основные функции новой СУБД , помогая хранить документы, файлы, процессы и задачи в базе данных, а также осуществлять полнотекстовый поиск файлов в формате MS Word и PDF без подключения дополнительных модулей к СУБД . Стоит отметить, что СУБД PostgreSQL работает как на Windows , так и на Linux серверах. Кроме того, «Е1 Евфрат» полностью совместим с СУБД PostgreSQL версии 9.3.

Новая усовершенствованная версия СЭД «Е1 Евфрат» значительно облегчает работу с большим количеством информации, позволяя хранить большие объемы документов в СУБД PostgreSQL , а также предоставляет возможность резервного копирования и восстановления документов в случае их уничтожения.

«Мы выпустили новую версию системы с поддержкой СУБД PostgreSQL , так как потребность в ней у рынка давно назрела, и сейчас мы готовы предложить пользователям полностью отечественный продукт, который отвечает всем требуемым критериям. Новая версия не требует дополнительных лицензий на приобретение, а следовательно и дополнительных затрат»,- отметил Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies . - СЭД «Е1 Евфрат» стала первой полнофункциональной тиражируемой системой класса ECM на бесплатной СУБД на российском рынке».

Вышла версия «Е1 Евфрат» SP 17.1

По словам руководителя направления электронного документооборота Cognitive Technologies Ивана Тарханова , «Нам было крайне важно понять возможности нашей системы в пограничных ситуациях стресс - тестирования, когда сервер загружен максимально. Такая возможность «Е1 Евфрат» несомненно представляет интерес для крупных предприятий».

За отказ от иностранного ПО - 60% скидка и бесплатный конвертер

28 октября 2014 года компания Cognitive Technologies сообщила результаты опроса, проведенного отделом маркетинга компании в сентябре-октябре 2014 года: в России более 43% организаций–пользователей систем электронного документооборота зарубежного производства готовы заменить их отечественными аналогами.

В исследовании приняли участие 2975 респондентов – представителей крупных и средних предприятий из 27 регионов России.

В этой связи, а также содействуя реализации программы импортозамещения в России, компания Cognitive Technologies объявила о готовности предоставить скидку в размере 60% на приобретение лицензий СЭД «Е1 Евфрат», как и на техническую поддержку - компаниям, желающим заменить системы западных разработчиков.

Ольга Ускова , президент Cognitive Technologies , отметила: «Стимулируя отечественные организации к приобретению собственных ИТ-решений мы помогаем нашему государству сформировать устойчивый технологический контур, на который западные страны не смогут оказать никакого воздействия. В современной политической ситуации это крайне важный фактор».

Михаил Потапенко , руководитель департамента продаж Cognitive Technologies сообщила о выпуске обновления ПО «Е1 Евфрат».
Отличительная особенность нового релиза - значительное повышение производительности СЭД . Согласно заявлению разработчиков, время исполнения основных операций системы сократилось в 2,5 – 5 раз. Этот результат достигнут посредством усовершенствования модели разграничения прав доступа на документы.
В механизмы поиска и процедуры проверки прав доступа системы внесены значительные изменения. Сохраняя гибкость и надёжность систем безопасности, проверки прав доступа специалисты компании-разработчика сумели существенно снизить время выполнения операций и нагрузку на сервер.

Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборот Cognitive Technologies отметил: "Обновлённый вариант системы «Е1 Евфрат » оснащён модулем поддержки новых форм документов, что позволяет сделать процесс работы в системе более удобным и продуктивным».

Объявлено бета-тестирование новой версии «Е1 Евфрат»

В декабре 2014 года компания Cognitive Technologies объявила о начале бета-тестирования новой версии системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат». Основные изменения коснулись лёгкого клиента «Е1 Евфрат», был усовершенствован его интерфейс. Основной особенностью нового лёгкого клиента является то, что он имеет адаптированный новый дизайн, который одинаково удобно отображается, как на мобильных устройствах, так и в браузере desktop клиента.

В новой версии лёгкого клиента «Е1 Евфрат» пользователи смогут:

Регистрировать новые документы
Искать документы и задачи по ним
Просматривать и редактировать регистрационную и контрольную информацию документа
Просматривать, согласовывать документы и исполнять задачи по документам
Создавать задачи по документу и запускать его по типовому маршруту
Добавлять и просматривать файлы, а так же создавать новые версии файлов
Просматривать системные папки «на контроле», «исполнении» и т.д.

2013: Е1 SP4

30 октября 2013 года Cognitive Technologies сообщила о выпуске новой версии «Е1 Евфрат », которой присвоен идентификатор Е1 SP4 .
Разработчикам удалось снизить объем трафика между клиентом и сервером более, чем в два раза, одновременно увеличив скорость открытия объемных форм, словарей, адресной книги. Это позволит более чем в 1,5 раза сократить время загрузки системы, ее элементов (регистрационных карточек, маршрутов согласования) и оптимальным образом распределять выделенные системные ресурсы.

Значительные изменения претерпел механизм регистрации документа на основе существующего. В интерфейсе новой версии предусмотрено появление нового окна авторизации и вывод журнала событий, происходящих в системе, за выбранный временной диапазон. Новый механизм регистрации позволит сделать внутренний документооборот более прозрачным: становится возможным - прослеживать действия всех пользователей в системе за произвольный промежуток времени.
Для удобства использования, в клиентском модуле разработчиками добавлена возможность создания подмаршрута на основе типового маршрута, изменены некоторые принципы ввода и отображения информации в системе (отображение связок в предварительном просмотре регистрационной карточки, ввод значений в поля таблиц при поиске по форме и др.), скорректирован лист согласования по документу.

Система ЕВФРАТ-Документооборот v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Сегодня система ЕВФРАТ-Документооборот используется в ОАО "Дальневосточный банк", ЗАО АКБ "Центрокредит", ООО "Балттранснефтепродукт", ОАО "Негуснефть", ОАО "Уральский электрохимический комбинат", ОАО "Лебединский горно-обогатительный комбинат", ОАО "Локосовский ГПК", ОАО "Московский завод тепловой автоматики", ОАО "Калининградская ТЭЦ-2", OOO "Черноголовский завод алкогольной продукции", ОАО "Центрсибнефтепровод", ОАО "Приморнефтепродукт", Министерстве труда и социального развития Республики Саха, Аппарате Президента и Правительства Чеченской республики, Читинской городской Думе, Хабаровском отделении Дальневосточного таможенного управления, Агентстве по ипотечному жилищному кредитованию и сотнях других организаций.

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
создание единого информационного пространства предприятия;
обеспечение надежности учета и хранения документов;
организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

автоматизировать регистрацию документов и заданий;
обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
осуществлять мгновенный поиск информации;
контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
организовать долговременное хранение документов организации;
обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот v.12 реализована поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления. Это позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

В состав системы входят следующие модули:

АРМ Пользователя - универсальное рабочее место доступа к системе;
АРМ Администратора - средство настройки и администрирования системы;
модуль "Графический дизайнер маршрутов" - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
модуль "Дизайнер форм" - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
модуль "Менеджер журналов и отчетов" - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
модуль "Почтовый клиент" - средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительно в систему могут входить:

модуль "НТТР-сервер" - средство доступа к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;
модуль "Архивариус" - инструмент для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.